Guia completo para utilização das funcionalidades do sistema.
No menu superior clique em Configurações.
Nesta área estão disponíveis os menus:
Na tela do usuário logado é possível editar os dados cadastrais: Nome, Email, CPF, Fone, Função e Senha. Se a função é definida como Advogado(a) terá a possibilidade de ativar a busca de movimentações processuais, preenchendo os campos: Email Movimentações, Senha e Servidor IMAP.
Ao preencher esses campos o sistema realizará diariamente a varredura do e-mail em busca de informações de processos, gerando automaticamente a Movimentação Processual (busca será feita todos os dias às 05h00).
O sistema e-saj / e-proc disponibiliza ao advogado(a) a possibilidade de cadastrar um e-mail para receber informações sobre os processos em que é parte, através do sistema PUSH.
Os e-mails @adv.oabsp.org.br utilizam como servidor IMAP: imap.skymail.net.br, caso o email escolhido não seja da OAB pesquise na net qual é o servidor IMAP do seu email.
O e-mail e a senha são os mesmos utilizados para acessar o gerenciador de e-mail. Porém, se estiver ativada a verificação em duas etapas, é necessário gerar uma senha específica para aplicativo (APP), pesquise na net como fazer isso.
Após preencher os campos clique no botão “Teste” para verificar se o acesso ao e-mail está disponível. O sistema retornará mensagens indicando sucesso ou erro na conexão.
Caso o usuário não seja advogado(a) ou não deseje ativar a captura de movimentações processuais, basta deixar esses campos vazios. Nesse caso o sistema simplesmente ignora essa funcionalidade.
Sempre que desejar alterar a senha de login, faça a troca nessa tela e clique em Salvar.
Quando um usuário é criado pelo Admin (administrador do sistema), a senha inicial é a parte do e-mail que aparece antes do @. Por segurança, recomenda-se que o usuário altere a senha ao acessar o sistema pela primeira vez.
O usuário Admin é o administrador do sistema, possuindo permissão para criar novos usuários e alterar configurações de acesso dos demais usuários.
Para criar um novo usuário o Admin deve acessar: Configurações → Usuários. Na barra superior, clicar no botão “Alterações” e em seguida no botão “Novo”. Preencha os campos Nome, E-mail e Função e clique em “Criar Conta”. O usuário será criado e poderá ser editado na tela de administração de usuários (Botão Alterações).
Na barra superior da tela de Usuário clique no botão Mensalidades, vai mostrar as mensalidades do uso do sistema. Nesse tela existe a possibilidade de acompanhar os vencimentos das mensalidades do sistema, podendo imprimir o boleto para pagamento. Essa função só fica disponível para usuários tipo Admin. As mensalidades são disponibilizadas para pagamento todo dia 10 de cada mês.
Nesta tela devem ser cadastrados os dados da Empresa (Escritório) para uso geral do sistema.
- O usuário com nível Básico não possui permissão para alterar essas informações, sendo essa função restrita ao administrador do sistema.
- O campo Nome Fantasia será exibido na barra superior da tela inicial do sistema, servindo como identificação da empresa dentro da aplicação.
- Recomenda-se manter os dados da empresa sempre atualizados, pois essas informações podem ser utilizadas em relatórios, documentos e demais funcionalidades do sistema.
A tela de clientes apresenta a lista de clientes cadastrados no sistema.
Ative a tela de clientes será apresentada uma lista dos clientes cadastrados no sistema. Se necessário faça a busca pelo cliente. Ao lado direito do registro clique no botão Editar para visualizar o cadastro e fazer alterações, lembrando que o usuário tem que ter permissão para alterar dados. Em seguida o botão exclusão, somente será possível excluir cadastro que não esteja associado a processos e o usuário com permissão para exclusão. A exclusão deve ser evitada ao máximo, pois retira totalmente os dados do sistema.
Na barra de tarefas superior lado direito clique no botão “Novo” para inserir dados de um novo cliente, preencha todos os campos e clique no botão salvar no final. Antes de iniciar o cadastro de um processo o(s) cliente(s) associado(s) a ele já deve(m) estar devidamente cadastrado(s).
Utilize essa parte do sistema para registrar as interações com os possíveis clientes, de forma a registrar cada contato com um possível cliente e gerando registros do que foi conversado e criando possibilidades de assertiva de negócio.
Quando clicado nessa tela é apresentado uma lista de clientes que tiveram contato, no botão Ações (lado direito da lista) mostra o cadastro dos dados da interação e abaixo a possibilidade de ver os contatos feitos anteriormente e a possibilidade de novo contato.
Ative a tela Processos será apresentada uma lista dos processos cadastrados no sistema, lembrando que se o usuário tiver a função “Visual Restr” ativada será apresentado somente os processos em que é parte. Campo busca presente na parte superior, operando com parte de nomes de cliente, advogado, tipo e status.
- Ao clicar no botão ao lado direito do número do processo o sistema direciona para o site do e-saj / e-proc, caso o processo seja restrito insira a senha necessária.
- Nessa tela é possível listar processos pelo tipo ou status (use campo busca), dessa forma é possível analises de dados sobre o volume de processos da empresa.
- Botão editar: leva para a tela onde estão todos os dados do processo, se necessário faça alterações, sempre que possível atualize o campo status. Para adicionar Advogados Relacionados faça a busca pelo nome no campo e escolha o nome, pode ser mais de um nome relacionado, o mesmo com o campo cliente, lembre-se de cadastrar os dados do cliente antes, para validar essas alterações clique no botão “Salvar Alterações”.
- Documentos Servidor: Sempre que necessário pode enviar documentos para o servidor, dessa forma os documentos estarão disponíveis sempre que acessar o processo e em qualquer lugar (mesmo do celular). Os arquivos jpg, jpeg ao subir para o servidor serão convertidos para PDF, caso queira subir outro tipo de arquivo faça a compactação (zip, rar) antes. Evite subir documentos desnecessários pois isso apenas cria volume no servidor. Sempre que subir um documento será possível clicar em visualizar ou baixar e se necessário exclui-lo.
- Prazos: Para lançamento de prazos clique no botão “Novo Lançamento”. A data base serve para a geração de prazo em dias corridos ou dias úteis, escolha o tipo, insira o número de dias e clique em calcular, o sistema preenchera a data limite do prazo, caso não seja necessário calculo de data insira diretamente na data limite. Descreva no campo descrição e em seguida clique em salvar, o prazo será inserido no processo e será gerado um compromisso para os advogados relacionados no processo. Ao retornar a tela anterior o registro estará visível e poderá ser alterado ou excluído (verificada as permissões). Sempre que gerado um prazo e estando a menos de 3 dias para vencer será exibido um bloco de aviso ao acessar o sistema.
- Novo processo: na tela de Processos, na barra de tarefas superior lado direito tem um botão azul (Novo Cadastro), clique para cadastrar um novo processo, preencha os campos pertinentes, clique em salvar. Após salvar o sistema retorna a tela anterior, observe que o processo estará na lista (use busca se necessário), clique em editar e adicione o(s) advogado(s) relacionados ao processo e o(s) cliente(s), lembre-se de clicar no botão salvar ao final. Quando o usuário que estiver efetuando o cadastro for “Visual Restr”, o sistema adiciona automaticamente o nome do usuário como parte no processo, caso não seja o caso, proceda editando e inserindo o(s) advogado(s) necessários.
Na tela principal clique em “Prazos” a tela que se abre retorna uma lista com os prazos cadastrados nos processos (lembre-se para cadastrar prazos processuais deve entrar na tela de processos). Essa lista mostra os prazos a vencer, a contar da data atual, estão listados em ordem cronológica. Usuário “Visual Restr” verá prazos relacionados aos processos que é parte. Lado direito de cada prazo tem um botão para acesso direto ao cadastro do processo e ao lado o botão para marcar como cumprido (prazo cumprido sai desta lista). Observe ainda nessa tela o Botão “Vencidos não cumpridos” vai estar listado os prazos que não foram confirmados como cumpridos. Sempre que quiser ver algum prazo entre no processo e está listado, com o marcador vermelho (não cumprido) e verde (cumprido). Se necessário acesse o registro do prazo (dentro da tela processo) e edite o registro.
Na tela principal clique em “Agenda” a tela que se abre retorna uma lista com os compromissos agendas em ordem cronológica da data atual em diante. No campo busca é possível listar por data e por qualquer parte dos demais campos, dessa forma é possível listar apenas os dados relacionados a uma data de agendamento. Usuários “Visual Restr” verão dados pertinentes na sua agenda (Responsável). Quando o usuário tem função Administrativa e não for “Visual Restr” verá o registro de compromissos de todos os usuários, isso ajuda na preparação de agendas múltiplas por terceiro.
- O usuário poderá fazer alterações no compromisso e promover a exclusão, mas somente dos compromissos que é Responsável.
- Na barra superior de tarefas, lado direito, botão azul (Novo Cadastro) é possível inserir novo compromisso. É possível ainda gerar compromissos para uma classe de funções ou para todos os usuários do sistema. No campo destino escolha entre Pessoal/Grupo, e defina para quem vai o compromisso. Lembre-se Compromisso e Prazos Processuais são coisas diferentes.
Na tela principal clique em “Calendário” a tela que se abre mostra um calendário de compromissos onde é possível ver os compromissos e prazos processuais. Existem botões de navegação entre cada mês, e ao posicionar o mouse sobre o compromisso/prazo mostra dados pertinentes, também ao clicar mostra os dados do compromisso/prazo. Usuários “Visual Restr” verão dados pertinentes na sua agenda.
Na tela principal clique em “Movimentações” a tela que se abre vai listar em ordem cronológica os dados referentes aos processos. Quando o usuário preenche os dados do email cadastrado no sistema PUSH do e-saj / e-proc o sistema vai diariamente fazer a varredura do email em busca de dados de processos, retornando de forma mais simples e clara os andamentos dos processos, dessa forma é possível fazer uma rápida analise do andamento processual a qualquer momento e em qualquer lugar sem muita dificuldade pra acessar os dados. Caso necessário o campo busca está operando com os dados dos campos da lista. Os registros de movimentações estão disponíveis apenas para cada usuário, não sendo visível por outros usurários do sistema.
Esta ferramenta gera automaticamente prompts para uso em Inteligência Artificial.
Ao selecionar cliente, advogado e tipo de documento o sistema monta um prompt que pode ser copiado e enviado para uma IA para gerar o documento.
A área financeira permite controlar receitas e despesas.
Na tela principal clique em “Financeiro” a tela que se abre é possível fazer um controle tanto de contas a pagar (despesas) quanto de contas a receber (Receita), sempre que precisar listar a conta defina o tipo (Receita/Despesa), defina o período de tempo e clique em filtrar, será listado os registros pertinentes, onde é possível fazer o analise dos dados, editar e modificar o status (Pendente/Pago), ou excluir o registro.
Ainda é possível listar todos os registros de contas que estão vencidas mas na condição de pendentes e ainda todas que estão pagas dentro do período, nesse caso a data de referência é a data de pagamento. A cada movimento é gerado uma lista com os registros pertinentes, e pode ser gerado um arquivo em planilha para uso externo ao sistema.
Na barra superior de tarefas, botão azul, é possível inserir registro de contas, quando a conta for parcelada informe o número de parcelas que o sistema vai criar os registros pertinentes, dividindo o valor pelo número de parcelas, ao final clique no botão (verde) Salvar.
Nesta tela é possível efetuar a junção/agregar varios arquivos PDFs em apenas um. Dessa forma facilita no encaminhamento do arquivo para o encarte no processo.
É possivel também fazer a converção de arquivos de imagem (JPG, PNG, BMP) para o formato PDF para o posterior envio ao processo.
Toda vez que é criado um registro ou alterado o sistema registra a data e o usuário que efetuou, dessa forma é possível saber que operou o registro pela última vez, observe ao final das telas de edição que estará disponível os dados.